【大風(fēng)車教育專家專欄】怎樣開好一次例會(huì)，園所管理效率提升指南2022-03-01

專欄主要面向全國(guó)大風(fēng)車幼兒園優(yōu)秀園長(zhǎng)開展研究型培訓(xùn)，旨在幫助廣大教育從業(yè)者提升理論和政策水平，凝練辦園思想，創(chuàng)新教育實(shí)踐，培養(yǎng)一批教育家型園長(zhǎng)后備人才。專欄由大風(fēng)車教育集團(tuán)首席培訓(xùn)官孫秋季擔(dān)任主講嘉賓。

專家介紹

孫秋季

北京大風(fēng)車教育集團(tuán)首席培訓(xùn)官

風(fēng)車高研院院長(zhǎng)

本期主講課題

The topic of this issue

《怎樣開好一次例會(huì)》

【課程培訓(xùn)實(shí)錄（課程全文）】

拓展國(guó)際視野，培養(yǎng)完整兒童，堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)，做專家型教師。你好，我是孫秋季，歡迎你和我一起學(xué)習(xí)《怎樣開好一次例會(huì)》

作為園長(zhǎng)，每天都需要面臨很多關(guān)于人的問(wèn)題。比如有的主任或教師工作積極性不太夠，怎么才能更好地激勵(lì)他?比如有潛力的教師該怎么培養(yǎng)怎么才能更好地輔導(dǎo)他，讓他趕緊把潛力變成現(xiàn)實(shí)的能力?

再比如，如果一個(gè)主任或者班主任態(tài)度很好，但是不太勝任眼前的工作，他到底該不該淘汰?該怎么淘汰?你看，這些都是難題，都需要我們管理者一一處理。但我想告訴你的是，在所有的難題中，有一種，事很小，但是如果處理不好，是最浪費(fèi)管理資源的，那就是開例會(huì)。

作為園長(zhǎng)我們都知道，園務(wù)工作例會(huì)不能不開。不開呢，沒(méi)辦法同步工作，信息對(duì)稱起來(lái)很困難。

園務(wù)委員會(huì)參會(huì)人員有二種。第一種人員是由園長(zhǎng)、副園長(zhǎng)、教職工代表及家長(zhǎng)代表組成,其中三分之一以上成員是具有豐富教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的一線教師。另外一種人員都是由幼兒園內(nèi)部人員構(gòu)成的，一般由園長(zhǎng)、副園長(zhǎng)、幼兒園各部門的負(fù)責(zé)人組成。不管哪種人員構(gòu)成的幼兒園園務(wù)委員會(huì)，都是幼兒園的管理機(jī)構(gòu)，主要職責(zé)是對(duì)全園工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人員獎(jiǎng)懲、財(cái)務(wù)預(yù)決算方案、規(guī)章制度的建立、修改、廢除，以及其他涉及全園工作的重要問(wèn)題進(jìn)行審議。

通常來(lái)說(shuō)，一周就要開一次園務(wù)例會(huì)，碰到有的活動(dòng)比較緊急的時(shí)候，甚至一天一調(diào)度，一天一開會(huì)。你看，如果以我們開一場(chǎng)例會(huì)，一般都不會(huì)少于兩個(gè)小時(shí)，經(jīng)常是半天一天的。就按照兩個(gè)小時(shí)來(lái)計(jì)算的話，每周兩小時(shí)，一年下來(lái)，整個(gè)團(tuán)隊(duì)為例會(huì)投入的時(shí)間就有100個(gè)小時(shí)啊。如果這100個(gè)小時(shí)我們能利用好了，它就能成為我們的工作撬動(dòng)點(diǎn)，讓例會(huì)為我們管理者省時(shí)間。如果例會(huì)安排得不好，園長(zhǎng)和參會(huì)人員都不愿意開會(huì)，員工怨聲載道，例會(huì)就會(huì)成為幼兒園管理工作中的“日常性疼痛”。天天疼，但是好像天天還得來(lái)一次。今天，我們主要來(lái)解決怎么開例會(huì)的問(wèn)題。培養(yǎng)下屬團(tuán)結(jié)人，日常例會(huì)怎么開?

所以你看，無(wú)論是過(guò)堂會(huì)還是一言堂，這種例會(huì)都要不得。而且我們也都知道，例會(huì)如果開不好，團(tuán)隊(duì)的凝聚力、執(zhí)行力和業(yè)務(wù)能力都會(huì)大打折扣。怎么辦呢?

例會(huì)這個(gè)問(wèn)題太常見了，我想請(qǐng)你記住一個(gè)原則，就是下面這句話:例會(huì)，不是個(gè)袋子，它得是根指揮棒。

什么叫袋子呢?就是把這個(gè)例會(huì)變成一個(gè)袋，在這2個(gè)小時(shí)的時(shí)間里，所有人都把東西往里丟，所有人表現(xiàn)誠(chéng)意或者認(rèn)真的方式，就是往袋子里丟東西，我的發(fā)言更長(zhǎng)一些，我丟的東西更多一些，所有人都在試圖告訴別人自己干了什么。而不管是管理者還是員工，其實(shí)都在過(guò)堂，這個(gè)袋子里的東西越丟越多，但是袋子倒是滿了，沒(méi)有人從袋子里帶走東西。這個(gè)袋子，等開完會(huì)之后，貼上一個(gè)封條就結(jié)束了，它沒(méi)有變成我們工作的資源。

指揮棒指的是有明確的指向和精準(zhǔn)的功能。你要給你的例會(huì)定一個(gè)明確的目標(biāo)，我只指向這一點(diǎn)，我只在一個(gè)點(diǎn)上去發(fā)力。這就是一根指揮棒的作用，就是很精確地去撬動(dòng)一個(gè)點(diǎn)。這個(gè)點(diǎn)是什么?是會(huì)議目標(biāo)。

你看，這就叫明確會(huì)議的目標(biāo)，把例會(huì)變成指揮棒，而不是變成所有人丟信息的袋子。

所以，給你一個(gè)心法：開例會(huì)就只和自己下面一層的副園長(zhǎng)、園長(zhǎng)助理、保教主任、后勤主任等中層管理者開就好了，再下一層的班長(zhǎng)就交由各自的保教部和后勤部中層領(lǐng)導(dǎo)來(lái)開就好。一個(gè)人能直接管理的人員最好不超過(guò)7個(gè)，那么參會(huì)人員也盡量不要超過(guò)7人。

開短會(huì)，最好一個(gè)小時(shí)內(nèi)完成。只匯報(bào)結(jié)果，不講過(guò)程。

（3）限制主題會(huì)前，要給所有參會(huì)人發(fā)議程、發(fā)材料，要求其他人要在會(huì)前看到;會(huì)中，要去控制每個(gè)人發(fā)言的順序和發(fā)言時(shí)長(zhǎng);會(huì)后，必須要有結(jié)論，而且這個(gè)結(jié)論要落實(shí)成會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要是要簽字畫押的，每一個(gè)會(huì)議紀(jì)要，都必須有明確的下一步可跟進(jìn)、可落實(shí)、可衡量的落實(shí)事項(xiàng)。我猜有的人聽到這兒可能會(huì)說(shuō):“我哪有時(shí)間干這些事啊，每一場(chǎng)例會(huì)都這么操心，我還干不干其他事了?”沒(méi)錯(cuò)，會(huì)議越開越精致，指望園長(zhǎng)一個(gè)人能把會(huì)議籌備到這個(gè)程度，那是不太可能的。有一個(gè)看似給管理者減壓，其實(shí)管理者還是得做很多工作的事情，就是為例會(huì)設(shè)置輪值主持人。設(shè)置輪值主持人。

這個(gè)人怎么挑呢?你需要在你的團(tuán)隊(duì)里面，去挑選你最想培養(yǎng)的后備人員。可以是保教主任、后勤主任這樣的中層管理者，也可以是教師團(tuán)隊(duì)里看好的年輕教師。然后告訴他:“從現(xiàn)在開始，我們每周園務(wù)例會(huì)要設(shè)置一個(gè)輪值主席，負(fù)責(zé)組織會(huì)議、主持會(huì)議。這個(gè)月就是你，我們輪班來(lái)?！?/span>為什么要這樣挑人?第一：一般來(lái)說(shuō)，你挑選人，都想培養(yǎng)他，他的主動(dòng)性和學(xué)習(xí)能力應(yīng)該沒(méi)有太大的問(wèn)題。讓他承擔(dān)這部分工作，能力上你應(yīng)該是可以放心的。第二：輪值主持人是需要跑動(dòng)的。通過(guò)這樣的跑動(dòng)，能夠讓這個(gè)人被所有人看見，因?yàn)檩喼抵鞒秩吮仨毴ヌ崆皠?dòng)員其他人，為例會(huì)做準(zhǔn)備，根據(jù)所有人的發(fā)言去輸出會(huì)議紀(jì)要，盯著所有人落實(shí)會(huì)議的決議。那么這個(gè)人的工作意義感自然就增加了，跟其他人之間的溝通和聯(lián)系也就更緊密了。你看，通過(guò)組織輪值會(huì)議主持人的角色，他就能成為組織里的一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)。當(dāng)然了，這個(gè)過(guò)程中你需要手把手地去教他。你可不要覺(jué)得，說(shuō)可算把鍋甩出去了，我安排個(gè)主持人完事了，讓他自己琢磨去吧。當(dāng)然不是。在職場(chǎng)上，我們每部署一個(gè)工作都要提醒自己，這個(gè)下屬是否需要我對(duì)他的工作進(jìn)行輔導(dǎo)。當(dāng)我們?cè)O(shè)置一個(gè)輪值主持人用來(lái)去培養(yǎng)一個(gè)人，或者讓一個(gè)人更快地融入團(tuán)隊(duì)的時(shí)候，我們就必須做好幾個(gè)輔導(dǎo)。比如怎么發(fā)起一場(chǎng)會(huì)議，你得教會(huì)他，因?yàn)槊總€(gè)幼兒園文化不一樣。比如怎么寫好一份會(huì)議紀(jì)要，不同的單位也有不同的規(guī)矩。比如怎么主持這個(gè)會(huì)議，你可能有自己的偏好和要求。剛才所有說(shuō)的這些，你都要給你的這位下屬做個(gè)輔導(dǎo)。在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，設(shè)置輪值主持人這個(gè)制度更關(guān)鍵的作用就產(chǎn)生了。請(qǐng)注意，設(shè)置輪值主持人這個(gè)制度的要點(diǎn)不是主持，而是你要利用這個(gè)制度把例會(huì)開好，把人培養(yǎng)出來(lái)。怎么培養(yǎng)他呢?就在你們每一次關(guān)于這個(gè)例會(huì)怎么開好、怎么組織好的日常溝通當(dāng)中。為了做好這個(gè)工作，你跟這個(gè)人之間需要頻繁溝通。比如:這個(gè)議題行不行?能不能上會(huì)?如果行，在會(huì)上這個(gè)議題要怎么展開討論?如果這個(gè)議題不行，為什么?每個(gè)人來(lái)參會(huì)時(shí)帶來(lái)的問(wèn)題是什么?對(duì)于這些問(wèn)題我們有排序嗎?我們有安排嗎?會(huì)后大家應(yīng)該落實(shí)的行動(dòng)是怎么樣的?等等。其中的每一個(gè)問(wèn)題，這個(gè)輪值主持人都要和你建立共識(shí)。也就是說(shuō)，在這段時(shí)間里，他相當(dāng)于提前站在你這個(gè)級(jí)別的視角上感受了一個(gè)月，那這個(gè)人對(duì)于幼兒園管理工作的體感，當(dāng)然會(huì)比他自己在那兒瞎摸瞎干所得到的信息要深刻得多、完備得多。建立全局意識(shí)之后，你就可以帶著他、磨煉他，讓他把這種全局意識(shí)，在解決自己工作問(wèn)題的時(shí)候發(fā)揮出來(lái)。

總結(jié)一下，關(guān)于如何開好一場(chǎng)例會(huì)，在今天的課里，我重點(diǎn)講了兩個(gè)方法。第一個(gè)方法。管理者要在思路上調(diào)整清楚，例會(huì)的本質(zhì)不是一個(gè)袋子，而是個(gè)指揮棒。我們不能把所有的信息往里扔，而是要撬動(dòng)一個(gè)明確的點(diǎn)。每一場(chǎng)例會(huì)，都要有明確的目的，要提前設(shè)計(jì)好會(huì)議目標(biāo)。然后圍繞著會(huì)議目標(biāo)，來(lái)安排會(huì)議議程。這些復(fù)雜的會(huì)議議程怎么落實(shí)呢?那就是第二個(gè)方法，學(xué)會(huì)設(shè)置會(huì)議的輪值主持人。

既不要把會(huì)開成袋子會(huì)，也不要讓自己變成一言堂。通過(guò)設(shè)置輪值主持人的方式，讓專人辦專事，把會(huì)議組織得更好。而這個(gè)人的挑選也有一定的技巧，他應(yīng)該是你在團(tuán)隊(duì)里面希望去培養(yǎng)的那種人。通過(guò)這種方式，既保證了每次會(huì)議的目標(biāo)不跑偏，又能讓你的下屬得到充分的鍛煉，你還能夠借機(jī)去輔導(dǎo)他。你發(fā)現(xiàn)沒(méi)有，從頭到尾我教給你的方法，都不是你在某一場(chǎng)例會(huì)上應(yīng)該怎么說(shuō)、怎么做，對(duì)于這樣一個(gè)天天或者周周都在發(fā)生的事情，形式?jīng)]有那么重要，實(shí)質(zhì)才更重要。而我們講的更多的是你怎么通過(guò)會(huì)議設(shè)計(jì)去掌控每一場(chǎng)例會(huì)的大目標(biāo)，通過(guò)例會(huì)去實(shí)現(xiàn)管理，把例會(huì)作為一個(gè)管理手段，去管理你團(tuán)隊(duì)里的每一個(gè)人，尤其是那些你想重點(diǎn)發(fā)展和培養(yǎng)的優(yōu)秀員工。《怎樣開好一次例會(huì)》這個(gè)專題就分享到這里了，有不足之處歡迎批評(píng)指正。我是孫秋季，再見。